Cách Sử Dụng “Accounts Payable”

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá thuật ngữ “accounts payable” – một thuật ngữ kế toán quan trọng liên quan đến các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp. Bài viết cung cấp 20 ví dụ sử dụng chính xác trong bối cảnh kế toán, cùng hướng dẫn chi tiết về ý nghĩa, cách dùng, bảng biến đổi từ vựng, và các lưu ý quan trọng.

Phần 1: Hướng dẫn sử dụng “accounts payable” và các lưu ý

1. Ý nghĩa cơ bản của “accounts payable”

“Accounts payable” (AP) là một khoản mục trên bảng cân đối kế toán, thể hiện số tiền mà một công ty nợ cho các nhà cung cấp hoặc chủ nợ khác cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận nhưng chưa thanh toán.

• Định nghĩa: Khoản phải trả cho các nhà cung cấp.
• Tính chất: Nợ ngắn hạn.

Ví dụ:

• Công ty mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và chưa thanh toán ngay. Số tiền đó sẽ được ghi nhận vào accounts payable.

2. Cách sử dụng “accounts payable”

a. Trong báo cáo tài chính

1. Accounts payable trên bảng cân đối kế toán:
   Ví dụ: Accounts payable được liệt kê trong phần nợ ngắn hạn của bảng cân đối kế toán.
2. Accounts payable trong quản lý dòng tiền:
   Ví dụ: Quản lý accounts payable hiệu quả giúp cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.

b. Trong nghiệp vụ kế toán

1. Ghi nhận hóa đơn mua hàng:
   Ví dụ: Khi nhận được hóa đơn mua hàng, kế toán ghi nhận tăng accounts payable.
2. Thanh toán hóa đơn:
   Ví dụ: Khi thanh toán hóa đơn, kế toán ghi giảm accounts payable.

c. Biến thể và cách dùng trong câu

Dạng từ	Từ	Ý nghĩa / Cách dùng	Ví dụ
Danh từ	accounts payable	Khoản phải trả cho nhà cung cấp	The company has high accounts payable. (Công ty có khoản phải trả cao.)
Động từ (liên quan)	manage accounts payable	Quản lý khoản phải trả	We need to manage accounts payable effectively. (Chúng ta cần quản lý khoản phải trả hiệu quả.)

3. Một số cụm từ thông dụng với “accounts payable”

• Accounts Payable Turnover: Vòng quay khoản phải trả (đánh giá hiệu quả quản lý nợ).
  Ví dụ: The accounts payable turnover is increasing. (Vòng quay khoản phải trả đang tăng lên.)
• Aging of Accounts Payable: Phân tích tuổi nợ của khoản phải trả (xem xét các khoản nợ quá hạn).
  Ví dụ: We need to review the aging of accounts payable. (Chúng ta cần xem xét phân tích tuổi nợ của khoản phải trả.)
• AP Automation: Tự động hóa quy trình xử lý accounts payable.
  Ví dụ: AP Automation can reduce errors. (Tự động hóa quy trình AP có thể giảm thiểu lỗi.)

4. Lưu ý khi sử dụng “accounts payable”

a. Ngữ cảnh phù hợp

• Báo cáo tài chính: Luôn sử dụng thuật ngữ đầy đủ khi báo cáo.
  Ví dụ: The accounts payable balance is significant. (Số dư khoản phải trả là đáng kể.)
• Giao tiếp nội bộ: Có thể viết tắt là AP trong các cuộc họp hoặc email.
  Ví dụ: Let’s discuss the AP process. (Hãy thảo luận về quy trình AP.)

b. Phân biệt với từ liên quan

• “Accounts Payable” vs “Accounts Receivable”:
  – “Accounts Payable”: Khoản phải trả.
  – “Accounts Receivable”: Khoản phải thu.
  Ví dụ: Accounts payable is a liability. (Khoản phải trả là một khoản nợ.) / Accounts receivable is an asset. (Khoản phải thu là một tài sản.)
• “Accounts Payable” vs “Accrued Expenses”:
  – “Accounts Payable”: Dựa trên hóa đơn đã nhận.
  – “Accrued Expenses”: Chi phí phát sinh nhưng chưa có hóa đơn.
  Ví dụ: We have an accounts payable for inventory. (Chúng ta có khoản phải trả cho hàng tồn kho.) / We have accrued expenses for utilities. (Chúng ta có chi phí dồn tích cho tiện ích.)

c. “Accounts Payable” luôn là số nhiều

• Sai: *Account Payable.*
  Đúng: Accounts Payable.

5. Những lỗi cần tránh

1. Sử dụng “accounts payable” thay cho “accounts receivable”:
   – Sai: *We received accounts payable from the customer.*
   – Đúng: We received accounts receivable from the customer. (Chúng ta nhận được khoản phải thu từ khách hàng.)
2. Không theo dõi và quản lý accounts payable hiệu quả:
   – Hậu quả: Thanh toán trễ, mất chiết khấu, ảnh hưởng đến uy tín.

6. Mẹo để ghi nhớ và sử dụng hiệu quả

• Liên kết: “Accounts Payable” = “Pay” (trả tiền).
• Thực hành: Đọc và phân tích báo cáo tài chính để hiểu cách accounts payable được trình bày.
• Áp dụng: Tham gia vào quy trình xử lý hóa đơn để nắm vững cách ghi nhận và thanh toán accounts payable.

Phần 2: Ví dụ sử dụng “accounts payable” và các dạng liên quan

Ví dụ minh họa

1. The company’s accounts payable increased significantly this quarter. (Khoản phải trả của công ty đã tăng đáng kể trong quý này.)
2. We need to reconcile the accounts payable ledger with the vendor statements. (Chúng ta cần đối chiếu sổ cái khoản phải trả với bảng kê của nhà cung cấp.)
3. The accounts payable department is responsible for processing invoices. (Bộ phận khoản phải trả chịu trách nhiệm xử lý hóa đơn.)
4. Early payment discounts are often offered to encourage prompt settlement of accounts payable. (Chiết khấu thanh toán sớm thường được cung cấp để khuyến khích thanh toán kịp thời các khoản phải trả.)
5. The audit team will review the accounts payable records for accuracy. (Nhóm kiểm toán sẽ xem xét hồ sơ khoản phải trả để đảm bảo tính chính xác.)
6. Implementing an automated accounts payable system can improve efficiency. (Triển khai hệ thống khoản phải trả tự động có thể cải thiện hiệu quả.)
7. The accounts payable aging report helps us identify overdue invoices. (Báo cáo tuổi nợ khoản phải trả giúp chúng ta xác định các hóa đơn quá hạn.)
8. Accurate coding of invoices is crucial for proper accounts payable management. (Mã hóa chính xác các hóa đơn là rất quan trọng để quản lý khoản phải trả đúng cách.)
9. The controller approved the accounts payable payments for this week. (Người kiểm soát đã phê duyệt các khoản thanh toán khoản phải trả cho tuần này.)
10. We need to ensure that all accounts payable invoices are properly documented. (Chúng ta cần đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn khoản phải trả đều được ghi chép đầy đủ.)
11. The finance team is working on reducing the average days outstanding for accounts payable. (Đội ngũ tài chính đang nỗ lực giảm số ngày trung bình chưa thanh toán cho khoản phải trả.)
12. We use a three-way match process to verify accounts payable invoices. (Chúng tôi sử dụng quy trình đối chiếu ba chiều để xác minh các hóa đơn khoản phải trả.)
13. The supplier sent a reminder for the outstanding accounts payable balance. (Nhà cung cấp đã gửi lời nhắc về số dư khoản phải trả chưa thanh toán.)
14. The CFO is concerned about the increasing levels of accounts payable. (Giám đốc tài chính lo ngại về mức tăng của khoản phải trả.)
15. We are negotiating extended payment terms with our suppliers to improve our accounts payable position. (Chúng tôi đang đàm phán các điều khoản thanh toán kéo dài với các nhà cung cấp để cải thiện vị thế khoản phải trả của mình.)
16. The accounts payable clerk handles all invoice processing and payments. (Nhân viên khoản phải trả xử lý tất cả các quy trình hóa đơn và thanh toán.)
17. A robust internal control system is essential for managing accounts payable effectively. (Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ là điều cần thiết để quản lý khoản phải trả một cách hiệu quả.)
18. We are implementing a new accounts payable software to streamline our processes. (Chúng tôi đang triển khai một phần mềm khoản phải trả mới để hợp lý hóa quy trình của mình.)
19. The vendor offered a discount for early payment of the accounts payable invoice. (Nhà cung cấp đã đề nghị chiết khấu cho việc thanh toán sớm hóa đơn khoản phải trả.)
20. Proper management of accounts payable is crucial for maintaining good relationships with suppliers. (Quản lý đúng cách các khoản phải trả là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp.)