Cách Sử Dụng Từ “Documentation”

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá từ “documentation” – một danh từ nghĩa là “tài liệu/sự ghi chép”, cùng các dạng liên quan. Bài viết cung cấp 20 ví dụ sử dụng chính xác về ngữ pháp và có nghĩa, cùng hướng dẫn chi tiết về ý nghĩa, cách dùng, bảng biến đổi từ vựng, và các lưu ý quan trọng.

Phần 1: Hướng dẫn sử dụng “documentation” và các lưu ý

1. Ý nghĩa cơ bản của “documentation”

“Documentation” là một danh từ mang nghĩa chính:

• Tài liệu: Tập hợp các giấy tờ, hồ sơ, hoặc thông tin được ghi lại.
• Sự ghi chép: Hành động lập tài liệu hoặc cung cấp bằng chứng.

Dạng liên quan: “document” (động từ – ghi chép; danh từ – tài liệu), “documented” (tính từ – được ghi chép).

Ví dụ:

• Danh từ: Documentation supports claims. (Tài liệu hỗ trợ các yêu cầu.)
• Động từ: She documents the process. (Cô ấy ghi chép quy trình.)
• Tính từ: Documented evidence proves it. (Bằng chứng được ghi chép chứng minh điều đó.)

2. Cách sử dụng “documentation”

a. Là danh từ

1. The/His/Her + documentation
   Ví dụ: Her documentation is thorough. (Tài liệu của cô ấy rất kỹ lưỡng.)
2. Documentation + of + danh từ
   Ví dụ: Documentation of events. (Sự ghi chép các sự kiện.)

b. Là động từ (document)

1. Document + tân ngữ
   Ví dụ: He documents the findings. (Anh ấy ghi chép các phát hiện.)

c. Là danh từ (document)

1. The/His/Her + document
   Ví dụ: The document proves it. (Tài liệu chứng minh điều đó.)

d. Là tính từ (documented)

1. Documented + danh từ
   Ví dụ: Documented cases. (Các trường hợp được ghi chép.)

e. Biến thể và cách dùng trong câu

Dạng từ	Từ	Ý nghĩa / Cách dùng	Ví dụ
Danh từ	documentation	Tài liệu/sự ghi chép	Documentation supports claims. (Tài liệu hỗ trợ các yêu cầu.)
Động từ	document	Ghi chép	She documents the process. (Cô ấy ghi chép quy trình.)
Danh từ	document	Tài liệu	The document proves it. (Tài liệu chứng minh điều đó.)
Tính từ	documented	Được ghi chép	Documented evidence proves it. (Bằng chứng được ghi chép chứng minh điều đó.)

Chia động từ “document”: document (nguyên thể), documented (quá khứ/phân từ II), documenting (hiện tại phân từ).

3. Một số cụm từ thông dụng với “documentation”

• Official documentation: Tài liệu chính thức.
  Ví dụ: Official documentation is required. (Tài liệu chính thức được yêu cầu.)
• Supporting documentation: Tài liệu hỗ trợ.
  Ví dụ: Provide supporting documentation for your claim. (Cung cấp tài liệu hỗ trợ cho yêu cầu của bạn.)
• Well-documented: Được ghi chép kỹ lưỡng.
  Ví dụ: The case is well-documented. (Trường hợp được ghi chép kỹ lưỡng.)

4. Lưu ý khi sử dụng “documentation”

a. Ngữ cảnh phù hợp

• Danh từ (tài liệu): Tập hợp giấy tờ hoặc hồ sơ (of the project).
  Ví dụ: Documentation of research. (Tài liệu nghiên cứu.)
• Danh từ (sự ghi chép): Hành động lập tài liệu (of events).
  Ví dụ: Documentation of history. (Sự ghi chép lịch sử.)
• Động từ: Ghi lại thông tin (the process).
  Ví dụ: They document the results. (Họ ghi chép kết quả.)

b. Phân biệt với từ đồng nghĩa

• “Documentation” vs “record”:
  – “Documentation”: Tập hợp tài liệu chi tiết, thường chính thức.
  – “Record”: Bản ghi đơn lẻ, không nhất thiết chi tiết.
  Ví dụ: Documentation of the case. (Tài liệu của vụ việc.) / Record of the call. (Bản ghi cuộc gọi.)
• “Document” (động từ) vs “write”:
  – “Document”: Ghi chép chính thức, có mục đích lưu trữ.
  – “Write”: Viết nói chung.
  Ví dụ: Document the experiment. (Ghi chép thí nghiệm.) / Write a note. (Viết ghi chú.)

c. “Documentation” không phải động từ

• Sai: *She documentation the process.*
  Đúng: She documents the process. (Cô ấy ghi chép quy trình.)

5. Những lỗi cần tránh

1. Nhầm “documentation” với “record”:
   – Sai: *The documentation of his name is on file.* (Nếu chỉ bản ghi đơn giản)
   – Đúng: The record of his name is on file. (Bản ghi tên của anh ấy được lưu trữ.)
2. Nhầm “document” với “write”:
   – Sai: *He documents a letter to his friend.* (Nếu chỉ viết)
   – Đúng: He writes a letter to his friend. (Anh ấy viết thư cho bạn.)
3. Nhầm “documented” với danh từ:
   – Sai: *The documented of the evidence proves it.*
   – Đúng: The documented evidence proves it. (Bằng chứng được ghi chép chứng minh điều đó.)

6. Mẹo để ghi nhớ và sử dụng hiệu quả

• Hình dung: “Documentation” như “tập hợp giấy tờ lưu trữ”.
• Thực hành: “Documentation of events”, “document the process”.
• So sánh: Thay bằng “confusion”, nếu ngược nghĩa thì “documentation” phù hợp.

Phần 2: Ví dụ sử dụng “documentation” và các dạng liên quan

Ví dụ minh họa

1. The project required extensive documentation. (Dự án yêu cầu tài liệu chi tiết.)
2. She organized the documentation in folders. (Cô ấy sắp xếp tài liệu vào các thư mục.)
3. The software came with clear documentation. (Phần mềm đi kèm tài liệu rõ ràng.)
4. They reviewed the documentation for errors. (Họ xem xét tài liệu để tìm lỗi.)
5. Proper documentation ensured compliance. (Tài liệu phù hợp đảm bảo tuân thủ.)
6. He submitted documentation for the visa. (Anh ấy nộp tài liệu cho visa.)
7. The documentation was stored digitally. (Tài liệu được lưu trữ dưới dạng số.)
8. She updated the documentation regularly. (Cô ấy cập nhật tài liệu thường xuyên.)
9. The process lacked sufficient documentation. (Quy trình thiếu tài liệu đầy đủ.)
10. They provided documentation to auditors. (Họ cung cấp tài liệu cho kiểm toán viên.)
11. The documentation clarified complex procedures. (Tài liệu làm rõ các quy trình phức tạp.)
12. He requested additional documentation for proof. (Anh ấy yêu cầu thêm tài liệu để chứng minh.)
13. The documentation was translated for clarity. (Tài liệu được dịch để rõ ràng.)
14. She trained staff on documentation standards. (Cô ấy đào tạo nhân viên về tiêu chuẩn tài liệu.)
15. The documentation supported their claims. (Tài liệu ủng hộ tuyên bố của họ.)
16. They archived old documentation securely. (Họ lưu trữ tài liệu cũ an toàn.)
17. The documentation was required for certification. (Tài liệu cần thiết để chứng nhận.)
18. He cited documentation in his report. (Anh ấy trích dẫn tài liệu trong báo cáo.)
19. The documentation streamlined the workflow. (Tài liệu đơn giản hóa quy trình làm việc.)
20. She ensured documentation was up-to-date. (Cô ấy đảm bảo tài liệu được cập nhật.)